Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

Что нужно знать об инструкции по делопроизводству

Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

Делопроизводство – процесс не из самых простых. Он требует внимательности, аккуратности и знания многих важных аспектов. Большую помощь в данном процессе оказывает инструкция по делопроизводству. Что это такое и можно ли вести делопроизводство без данной инструкции, мы попробуем разобраться вместе.

Итак, начнем с самого начала, с определения.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – это основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации.

Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Наличие тех или иных разделов и сам текст инструкции строго не регламентированы, они составляются с учетом специфики каждой конкретной организации.

Кроме того, иметь инструкцию законодательно обязаны только государственные организации. Коммерческие структуры могут работать без подобного документа, но, как показывает практика, такой подход значительно усложняет и замедляет процесс делопроизводства.

Разработка инструкции по делопроизводству

Основой для составления инструкции по делопроизводству выступают Примерные и Типовые инструкции. Кроме того, инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:

  • законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела; 
  • правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; 
  • методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Составлением инструкции обычно занимается служба документационного обеспечения при участии архива и юридической службы. Если же в организации нет службы ДОУ, то разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами, или же для ее составления приглашаются сторонние специалисты.

После того, как инструкция составлена и одобрена руководителем организации, ее необходимо утвердить. Утверждается инструкция нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.

), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.

По правилам гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа инструкции и состоит из слова «УТВЕРЖДЕНА», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Утвержденная инструкция должна быть доведена до сведения всех работников организации. В дальнейшем работники службы ДОУ вправе требовать от сотрудников организации работать с документами строго в соответствии с разделами инструкции.

Структура типовой инструкции по делопроизводству

Любой документ, который призван регламентировать те или иные процессы работы, имеет определенные разделы.

Как мы уже отмечали, каждая организация создает свою инструкцию, чтобы она полностью отражала именно их специфику и учитывала все аспекты работы с документами.

При этом, есть Примерные и Типовые инструкции, которые позволяют не пропустить важные составляющие, и создать действительно работающий документ.

Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

Раздел «Общие положения» устанавливает:

  • сферу распространения инструкции (например, инструкция распространяется на все документы организации или только на определенную группу и т.п.);
  • ответственность сотрудников за несоблюдение правил, установленных в инструкции; 
  • подразделение или должностное лицо, отвечающее за единый порядок и организацию работы с документами в организации; 
  • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы являются важнейшими: в них прописаны все особенности работы с документами.

Раздел «Правила составления и оформления документов», который определяет:

  • виды и разновидности документов, используемых в работе организации; 
  • общие правила и стандарты подготовки и оформления документов; 
  • правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания; 
  • порядок изготовления и размножения документов; 
  • правила оформления и заверения копий и приложений; 
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

При необходимости раздел может быть расширен дополнительными пунктами, которые помогут полностью охватить все аспекты работы с документами в конкретной организации.

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает в себя несколько подразделов:

«Документооборот»:

  • регламентирует порядок приема, обработки, распределения входящей документации, а также порядок подготовки и отправки исходящих документов; 
  • описывает правила транспортировки и передачи документов; 
  • разъясняет правила и порядок учета объема документов.

«Регистрация документов» включает:

  • порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов; 
  • формы и методы регистрации; 
  • правила индексации документов.

«Организация справочной работы» закрепляет:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации; 
  • справочный массив (справочные карточки, электронные базы данных и др.); 
  • технологию информационно- поисковой работы.

«Контроль исполнения документов» устанавливает:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю; 
  • порядок поставки документов на контроль;
  • технологию контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.); 
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения документов; 
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов; 
  • порядок доклада руководителю об исполнительской дисциплине.

«Оперативное хранение документов» предписывает:

  • правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях организации; 
  • правила оформление дел; 
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел; 
  • порядок систематизации и индексации дел; 
  • ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов.

«Подготовка документов к сдаче в архив» включает:

  • порядок проведения экспертизы (отбор документов для хранения и уничтожения); 
  • правила подготовки дел к хранению; 
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Последний блок инструкции – это приложения, которые содержат справочный материал. Например, образцы бланков организации, примеры заполнения документов, перечень важных сроков, связанных с теми или иными документами. То есть, в конце инструкции дается подробная «шпаргалка», помогающая сотрудникам оперативно найти актуальную информацию для работы со всеми видами документов.

Безусловно, иметь или не иметь инструкцию по делопроизводству в своей организации, решает каждый конкретный руководитель самостоятельно. Наверное, для небольшой компании, документооборот которой ничтожно мал, отсутствие инструкции не будет серьезной проблемой.

Но для крупных организаций инструкция по делопроизводству станет серьезным подспорьем в работе, сократит сроки обработки и поиска документов, приведет в подарок архив. Главное, чтобы это была действительно работающая инструкция, а не созданная «для галочки».

Правильно составленная и доведенная до каждого сотрудника инструкция по делопроизводству позволит свести к минимуму ошибки в работе, а также унифицирует процессы, чем повысит их результативность.

Т.В. Войцехович

Источник: http://naar.ru/articles/chto-nuzhno-znat-ob-instruktcii-po/

Инструкция по делопроизводству

Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

УТВЕРЖДЕНО

Приказом № 133 от 31.01.2019 г.

    ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Муниципальном бюджетном учреждении культуры Дворец культуры «Свободный»

           I. Общие положения

1.

Инструкция по делопроизводству в  Муниципальном бюджетном учреждении  культуры  Дворец культуры «Свободный», далее  Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в Муниципальном бюджетном учреждении  культуры  Дворец культуры «Свободный», процессе деятельности Муниципального бюджетного учреждения культуры Дворец культуры «Свободный», далее – Учреждение, документов, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства и устанавливает обязательные для всех сотрудников правила документирования и порядок документооборота.

2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий, применяемых в Учреждении.

3. Основные требования по организации делопроизводства в Учреждении: организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использования современных информационных технологий с документами.

4. Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в Учреждении с применением журналов учета документов или систем электронного документооборота в соответствии с Инструкцией.

5. Ответственность за организацию делопроизводства возлагается на делопроизводителя.

6. На время отсутствия сотрудника: болезнь, отпуск, командировка, и прочие, документы, находящиеся в его ведомстве, переходят к сотруднику, назначенному приказом исполнять обязанности. При увольнении или перемещении по должности сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи дел.

7. служебных документов не подлежит разглашению, передача их копий и проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Учреждения, лица, исполняющего его обязанности.

8. Публикация служебной переписки в средствах массовой информации допускается только при согласии руководителя Учреждения.

9. Сотрудники несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

ΙΙ. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.

Дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Учреждения.

Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Учреждении.

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки.

Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Логотип – специально разработанная, стилизованная сокращенная форма названия организации, часто в оригинальном начертании, либо комбинация начальных букв, представляющая собой сокращенное название; словесный фирменный знак, включающий фирменный шрифт, цвета, графические элементы.

Логотип может заключать в себе несколько зарегистрированных товарных знаков или даже отдельный объект правовой охраны – фирменное наименование. Логотип может и не содержать товарного знака.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Учреждении, с указанием сроков их хранения.

Обращение гражданина – направленное в Учреждение в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение в Учреждение.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в Учреждение и созданных им за определенный период.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа.

Символ – знак, изображение какой-нибудь вещи или животного для обозначения качества предмета, художественный образ или аллегория, например, крест – символ христианства.

Символика – система символов, знаков, отличающихся обычно многообразием своего содержания, с помощью которых выражаются отвлеченные понятия и концепции, например, серп и молот – коммунистическая эмблема, двуглавый орел – герб России.

Служба делопроизводства – должность, сотрудник Учреждения, на которую возложены функции по ведению делопроизводства.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности Учреждения и включенный в его документооборот.

Товарный знак – зарегистрированное в установленном порядке обозначение, предназначенное для различения соответственно товаров и услуг одних юридических лиц или физических лиц от однородных товаров и услуг других; средство индивидуализации продукции, исключительные права на которое

относятся законом к интеллектуальной собственности. В качестве товарного знака могут быть использованы и зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные, комбинированные и другие обозначения.

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Шаблон бланка, унифицированной формы документа – бланк документа, унифицированная форма документа, представленный в электронной форме.

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Эмблема – условное символическое изображение какого-либо понятия, какого-либо предмета, выражающее какую-либо идею, эмблема театра – чайка, то или иное явление или понятие, идеи с помощью какого-либо изображения,голубь – эмблема сторонников мира.

ΙΙI. Правила подготовки и оформления документов

1. Оформление текстовой части документов

1.

1. Документы, создаваемые в Учреждении, оформляются на бланках либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

1.

2. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

1.

3. Для оформления писем, возникающих в официально-деловой переписке, рекомендуется использовать шрифт TimesNewRoman № 14. Для оформления презентационных материалов допускается использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размером 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

1.

4. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала в зависимости от типа документа, без переноса слов по правому полю.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный.

Интервал между словами – один пробел.

1.

5. Текст документа выравнивается по ширине листа,по границам левого и правого полей документа.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см.Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

1.

6. Реквизит «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста выделяются  полужирным шрифтом.

1.

7. Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

1.

8. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, его личной подписи, расшифровки подписи ,фамилия и инициалы.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

1.

9. Все частицы, союзы, предлоги, состоящие из одной-трех букв, переносятся на следующую строку. Перенос частиц, союзов, предлогов обязателен в приказах, распоряжениях, письмах, а также в инструкциях, положениях, порядках и пр. В документах, кроме приказов, распоряжений, писем, состоящих из более чем 10 листов, перенос частиц, союзов, предлогов необязателен.

1.

10. Исполнитель несет персональную ответственность за нарушение требований Инструкции при подготовке и оформлении документов, несоблюдение правил русского языка и установленного комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения; отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа; нарушение сроков исполнения документов без объективных причин.

2. Оформление реквизитов в процессеподготовки документов в Учреждении

Источник: http://dom-culturi.ru/deyatelnost-dkra/administrativnaya-deyatelnost/instruktsiya-po-deloproizvodstvu/

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

  • общий — в части деятельности предприятия в целом;
  • кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
  • секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
  • электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2020 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.

Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

  • внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
  • входящие (присланные из внешних структур);
  • исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Этапы работы по делопроизводству

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

  • проверка факта правильной доставки до адресата;
  • проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
  • вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
  • проверка целостности входящих, в том числе приложений;
  • уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
  • отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

  • можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
  • осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

  • руководителя учреждения;
  • заместителя руководителя;
  • начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

  • производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
  • наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

  • разрабатываются проекты, оформляются;
  • визируются заинтересованными сотрудниками;
  • проверяются на предмет правильности оформления;
  • регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
  • передаются на отправку;
  • контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

  • подготовки проекта;
  • согласования с заинтересованными сотрудниками;
  • направления на проверку правильности формирования;
  • передачи руководителю для подписания;
  • регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
  • контроль исполнения;
  • формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

  • формирование текста;
  • регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
  • хранение подлинников в делах по месту регистрации;
  • контроль исполнения;
  • направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

ГОСТы по делопроизводству

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/instruktsiya-kak-pravilno-organizovat-dokumentooborot-v-byudzhetnoy-organizatsii

Инструкция по делопроизводству и ее значение для организации судебной деятельности

Должна ли в учреждении быть инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству(документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству.

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство.

В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами.

Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

инструкции по делопроизводству.

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

    сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

    ответственность за ее несоблюдение;

    подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

    нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

    виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

    общие правила подготовки и оформления документов;

    правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

    порядок изготовления и размножения документов;

    правила оформления и заверения копий и приложений;

    порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

    порядок работы исполнителей с документами.

этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

    порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

    правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

    основные инстанции движения документов;

    порядок подготовки и отправки исходящих документов;

    порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

    порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

    сроки, формы и методы регистрации;

    правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

    принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);

    включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

    порядок систематизации и классификации справочной информации;

    технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

    категории документов, подлежащих обязательному контролю;

    порядок их постановки на контроль;

    технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

    обязанности исполнителей;

    типовые сроки исполнения;

    порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

    порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

    правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

    устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

    правила формирования в дела отдельных категорий документов;

    порядок разработки и использования номенклатуры дел;

    порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

    порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

    правила подготовки дел к хранению;

    требования к описанию и оформлению дел;

    порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов.

В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда.

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

Источник: https://megaobuchalka.ru/12/38606.html

Domprava101
Добавить комментарий